Lo
más bonito es disfrutar del evento, pero como secretarias eso es lo
más tedioso, planificar, organizar y llevar a cabo el evento, porque
las personas a veces no saben cómo vestir, el jefe dice una cosa
luego cambia, cosa que luego cambia y luego cambia y todo lo que se
estaba organizando tiene que re-confirmarse y una al final ya no se
quiere saber nada del evento, pero son cosas que al final una se
queda satisfecha con lo que sea trabajado, en fin el organizar un
evento tiene muchas cosas que no hay que olvidar, por ejemplo, para
una... conferencia
sobre etiqueta y protocolo, se debe establecer una fecha, hora y
lugar, llamar y confirmar el salón, saber para cuantos pax
necesitamos, alquiler de sillas, alquiler del sonido y amplificación
e instrumentos digitales para el conferencista (marcadores, pizarra,
proyector) confirmar a los conferencistas, preguntar si van a
necesitar transporte, además conocer sus necesidades (si necesitan
un descanso antes de empezar o tal vez un desayuno) y la hora a la
que van a llegar, contratar al personal de catering si fuese el caso,
entre otras más.
Lo
más frecuente en el trabajo a organizar suele ser sesiones,
conferencias, diálogos, reuniones de trabajo, foros y/o asambleas,
aquí te puedo ayudar con algunas recomendaciones para llevar a cabo
una reunión de trabajo
Los
pasos que se debe seguir antes durante y después de una reunión
son:
- Conocer el objetivo de la reunión
- Planificar el lugar, fecha y hora del evento.
- Entregar las convocatorias a los que integraran la reunión
- Ya llego el día lo que sigue es ejecutar y desarrollar la reunión.
- Finalmente al concluir la reunión siempre debe haber constancia de lo hablado, para ello se elabora una acta.
Antes
de la reunión
Es
importante conocer que antes de una reunión se debe elaborar un
orden del día en el cual conste todos los temas de los que queremos
hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la
reunión y además realizar una convocatoria de la reunión con
suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el
lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.
Durante
la reunión
Cuidar
el ambiente y llamar la atención de l@s asistentes.- Establecer un moderador la reunión
- Hacer respetar turnos de palabra.
- Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia
- Tener listo los recursos necesarios para efectuar la reunión: pizarra, retroproyector, papel y marcadores; documentación aclaratoria de algún punto, etc.
- Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.
Desarrollo
de la sesión.
- Apertura
- Lectura y aprobación del orden del día
- Lectura y aprobación del acta anterior
- Lectura de comunicaciones
- Informe de comunicaciones
- Tratamiento de los puntos
- Asuntos varios
- Clausura
Después
de la reunión
Redactar
un acta de la reunión donde contenga las personas asistentes, la
fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones
aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y el responsable, para
luego entregar una copia del acta a cada persona convocada si fuese
necesario.
Puntos de ayuda;
Cuéntame
¿Qué eventos has organizado y como te ha ido?
